آموزش نحوه ثبت خدمات جلسه ای و اعلام حضور و غیبت روی جلسه
- 1404 مرداد 25, شنبه
- آموزش ناحیه کاربری پذیرش
- 0 نظر
- 678 بازدید
اهمیت و مزایای ثبت خدمات جلسهای و مدیریت حضور و غیاب
در هر سازمان، مرکز آموزشی یا کلینیک، جلسات دورهای و خدمات جلسهای بخش مهمی از ارائه خدمات به مراجعین و دانشآموزان محسوب میشوند.
ثبت دقیق خدمات جلسهای و مدیریت حضور و غیاب، تأثیر مستقیم بر کیفیت خدمات، برنامهریزی بهتر و رضایت مراجعین دارد.
در ادامه به مزایای اصلی این اقدام اشاره میکنیم:
۱. افزایش نظم و شفافیت
ثبت خدمات جلسهای باعث میشود تمامی فعالیتها و خدمات ارائه شده به صورت شفاف و قابل پیگیری باشند. این شفافیت، هم برای مدیران و هم برای مراجعین اطمینان ایجاد میکند که خدمات به شکل دقیق و منظم ارائه میشوند.
۲. بهبود مدیریت زمان و برنامهریزی
با داشتن اطلاعات دقیق درباره حضور و غیاب مراجعین و نوع خدمات ارائه شده در جلسات، امکان برنامهریزی بهتر جلسات آینده فراهم میشود.
این کار به کاهش تداخل زمانی، بهینهسازی منابع و استفاده کارآمد از زمان کارکنان و مراجعین کمک میکند.
۳. پایش و ارزیابی عملکرد
ثبت خدمات جلسهای و وضعیت حضور مراجعین، امکان پایش عملکرد کارکنان و کیفیت خدمات ارائه شده را فراهم میکند. با تحلیل دادهها، مدیران میتوانند نقاط قوت و ضعف را شناسایی کرده و برنامههای بهبود کیفیت را طراحی کنند.
۴. افزایش مسئولیتپذیری مراجعین
وقتی حضور و غیاب به صورت منظم پیگیری میشود، مراجعین انگیزه بیشتری برای شرکت فعال در جلسات پیدا میکنند. این موضوع باعث افزایش تعهد و مسئولیتپذیری آنها نسبت به روند آموزشی یا درمانی میشود.
۵. مستندسازی و گزارشدهی دقیق
ثبت خدمات جلسهای و حضور و غیاب امکان تهیه گزارشهای دقیق و مستند را فراهم میکند. این گزارشها میتوانند برای ارائه به مدیران، تیمهای نظارتی یا حتی مراجعین مفید باشند و روند خدمات را به صورت واضح نشان دهند.
۶. بهبود تجربه مراجعین
وقتی مدیریت جلسات و حضور و غیاب به شکل حرفهای انجام شود، مراجعین تجربهای منظم، برنامهریزی شده و رضایتبخش خواهند داشت. این موضوع باعث افزایش اعتماد، رضایت و احتمال بازگشت مراجعین به مرکز میشود.
آموزش گامبهگام نحوه ثبت خدمات جلسهای
مرحله 1: ورود به پذیرش
از منوی اصلی وارد بخش پذیرش شوید.
روی گزینه پذیرش جدید کلیک کنید.
مرحله 2: ثبت اطلاعات مراجعهکننده:
مرحله 3: انتخاب خدمت جلسهای
در بخش خدمت / کالا:
از قسمت بخش، بخش موردنظر را انتخاب کنید.
خدمت مورد نظر را انتخاب کنید.
پس از انتخاب خدمت، در پایین مشخص میشود که:
«این خدمت جلسهای میباشد.»
بنابراین باید تعداد جلسات برای آن ثبت شود.
مرحله 4: ثبت جلسات
بعد از ثبت خدمت، وارد صفحهای میشوید که گزینه فهرست جلسات دارد.
روی فهرست جلسات کلیک کنید.
در این بخش میتوانید:
۱. ثبت گروهی جلسات
اگر تعداد جلسات زیاد است، گزینه ثبت گروهی جلسات را انتخاب کنید.
نحوه ایجاد جلسه: دستی
سانس: انتخاب سانس موردنظر
تعداد کل جلسات: مثلا 5 جلسه
فاصله بین جلسات: مثلا 30 روز
تاریخ شروع جلسات: مثلا 1404/09/16
ساعت جلسات: انتخاب ساعت
گزینه عدم تداخل روز (در صورت فعال بودن اجازه ثبت دو جلسه در یک روز را نمیدهد)
سپس روی ثبت کلیک کنید.
پیام زیر نمایش داده میشود:
«برای مراجعهکننده ………. تعداد 5 جلسه با شروع از تاریخ 1404/09/16 و با فاصله 30 روز ساخته میشود. آیا موافق هستید؟»
تأیید را بزنید.
نتیجه ثبتشده:
| شماره | تاریخ جلسه |
|---|---|
| 1 | 1404/09/16 – 12:00 |
| 2 | 1404/10/16 – 12:00 |
| 3 | 1404/11/16 – 12:00 |
| 4 | 1404/12/16 – 12:00 |
| 5 | 1405/01/17 – 12:00 |
۲. ثبت تکی جلسه
در صورتی که جلسات را جداگانه ثبت میکنید:
روی ثبت تکی جلسه کلیک کنید.
تاریخ و ساعت جلسه را وارد کنید.
ثبت را بزنید.
مرحله 5: دریافت هزینه
از بخش صندوقداری:
میتوانید مبلغ کل را یکجا دریافت کنید
یا
هزینه را بهصورت جلسهای دریافت کنید.
مرحله 6: اعلام حضور مراجعهکننده
برای ثبت حضور در جلسه:
از دفتر کار روی جلسه موردنظر کلیک کنید.
گزینه اعلام حضور را بزنید.
اطلاعات زیر را ثبت کنید:
تاریخ و ساعت حضور
اتاق
توضیحات (در صورت نیاز)
بعد از اعلام حضور:
استفاده شده: 1
مانده: 4
در بالای صفحه مشخص میشود.
مرحله 7: مشاهده جزئیات جلسات
از بخش جزئیات میتوانید اطلاعات کامل را ببینید:
تعداد کل جلسات
تعداد استفاده شده
تعداد مانده
تاریخ آخرین حضور
وضعیت جلسات
با زدن علامت + کنار خدمت، لیست کامل جلسات نمایش داده میشود:
| شماره جلسه | تاریخ | وضعیت | حضور |
|---|---|---|---|
| 1 | حاضر شده | 1404/09/16 | ثبت شده |
| 2 | سررسید نشده | — | — |
| … | … | … | … |
جلسات حاضرشده با رنگ متفاوت مشخص هستند.
مرحله 8: عملیات روی جلسات
برای هر جلسه:
اعلام حضور
ویرایش
حذف جلسه
در دسترس است.
مرحله 9: دفتر جلسات
از بخش پذیرش → دفتر جلسات میتوانید وارد بخشهای زیر شوید:
فهرست
بدون جلسات
اعلام حضور
جلسات کامل
در قسمت فهرست میتوانید:
مشاهده جلسات
مشاهده وضعیت قابل پرداخت و مانده
مشاهده تعداد استفاده نشده
باز کردن جزئیات هر جلسه
✔️ آموزش خلاصه
ورود به پذیرش
ثبت اطلاعات بیمار
انتخاب خدمت جلسهای
ثبت جلسات (گروهی یا تکی)
دریافت هزینه (یکجا یا جلسهای)
اعلام حضور بیمار
مشاهده و مدیریت جلسات از بخش دفتر کار
بررسی وضعیت جلسات از بخش دفتر جلسات
اگر سوال یا مشکلی داشتید میتوانید از طریق "تیکت" که پایین هر ناحیه وجود دارد با ما در میان بگذارید
لینک ناحیه پذیرش:
https://clinic24h.ir/Reception/ReceptionOffice
برای مشاوره همین حالا با ما تماس بگیرید!
تماس با ما:
https://clinic24h.ir/ContactUs
مشاهده کامل ماژولها و امکانات نرمافزار:
//https://clinic24h.ir/Product/8/Clinic24-Web-based-Software-Automation
